Akten und wichtige Dateien immer dabei
Über Dropbox und Co wichtige Unterlagen und Dateien unterwegs per Smartphone immer verfügbar haben.
Ausgangslage
Wie häufig ist es schon vorgekommen, daß man unterwegs einmal wichtige Akten, Unterlagen oder Dateien benötigt. Beispielsweise weil man gerade einen Fall mit der Versicherung klären muss und die Versicherungsnummer benötigt. Oder man gerade unterwegs ist, und die Partnerin einen nach einer bestimmten Rechnung fragt da sie diesbezüglich beim Hersteller etwas nachfragen möchte.
Normalerweise muss man in diesen Fällen warten, bis man abends wieder Hause ist, und sich darum kümmern kann.
Lösungsidee
Ich nutze für diesen Fall „Dropbox“ (www.dropbox.com). Dort kann man PDF- und sonstige Dateien hochladen und hat sie überall im Zugriff – auf dem PC, Smartphone etc. Man kann auch aus einem Internetcafe per Webbrowser darauf zugreifen.
Wenn man die Datei auf dem Smartphone oder PC ändert, wird sie überall synchronisiert, d.h. man kann sie in der aktuellen Fassung dann auch auf den anderen Geräten abfragen.
Man kann sich auch einen Dateiordner einrichten, in dem man Dateien speichern kann, die dann automatisch zu Dropbox geladen werden und überall verfügbar sind.
Ich habe auch viele Akten eingescannt und sie dort abgelegt. Natürlich mit Passwort, damit sie geschützt sind. So habe ich auch meine Akten überall im Zugriff.
Alternativen
Neben Dropbox gibt es noch verschiedenen Alternativen wie iCloud, Sugarsync etc. mit unterschiedlichen Vor- und Nachteilen und Kosten.
If you want to know more – Wie habe ich es konkret gemacht und warum?
Warum Dropbox?
Ich habe mich für Dropbox entschieden, da diese für mich die besten Möglichkeiten bieten. Zum Einen ist die Synchronisation bei mir sehr schnell bei Dropbox, ich kann die Dateihistorie abfragen d.h. ältere Versionen der Datei, ich kann anderen per Dateifreigabe Zugriff zu bestimmten Dateien geben z.B. wenn mehrere an einer Tabelle arbeiten müssen, ich kann über den Dienst „sendtodropbox.com“ Mails mit Dateien an die Dropbox senden welche dann dort abgelegt werden, ich kann anderen Personen über Passwort den Upload von Dateien zu meiner Dropbox erlauben per „dropittome.com“ etc.
Warum Akten eingescannt?
Ich habe viele meiner papierhaften Akten eingescannt um sie online gesichert zu haben, damit ich immer ein Backup habe, wenn Akten abhanden kommen (z.B. bei Diebstahl, Feuer, Umzug etc.). Weiterhin kann ich dann die Suchfunktion nutzen am Rechner, um Akten schneller zu finden. Wie beschrieben kann ich dann auch immer auf meine Akten per Dropbox zusenden. Und ich konnte meinen Aktenschrank dadurch stark entlasten, da ich alte unwichtigere Korrespondenz gescannt habe und dann vernichten konnte – so konnte ich viel Platz im Schrank sparen.
Wie Akten eingescannt?
Ich habe mir die Mühe gemacht, sie selber per Scanner (z.B. Fujitsu Scansnap) einzuscannen, den passenden Dateinamen einzugeben und ihn in einer Dateiordnerstruktur am PC abzulegen. Alternativ kann man heute auch schon mit der Smartphone-Kamera „einscannen“ in dem man ein Foto macht, es als PDF umgewandelt wird und dann zB in Dropbox hochgeladen wird. Dafür gibt es auch schon spezielle Apps, die mehrere Fotos zu einem PDF zusammenführen und es auf Dropbox hochladen – z.B. Scanable.
Man kann aber auch auf Scandienste zugreifen die den Scan übernehmen und einem dann alles als PDF auf CD liefern oder zB ePost-Scan nutzen, wo die gesamte über die Deutsche Post AG eingehende Post für einen eingescannt wird.